Thực tập không còn là điều xa lạ với các bạn sinh viên, đặc biệt là những bạn đang bước vào năm cuối học hoặc đã tốt nghiệp đại học và muốn tích lũy thêm kinh nghiệm thực tế. Dưới đây, Khoa Quốc Tế sẽ chia sẻ với bạn cách viết email xin thực tập một cách chuyên nghiệp cùng những mẫu email thực tập giúp bạn nắm bắt cơ hội thực tập một cách hiệu quả.
Nội dung
Vai trò của việc viết mail xin thực tập
Trước khi nắm được cách viết Email xin thực tập đúng chuẩn, bạn cần phải hiểu rõ ý nghĩa của Email này.
Trong thời đại số hóa, Email đã trở thành một công cụ giao tiếp chuyên nghiệp vô cùng quan trọng, đặc biệt trong công việc. Do đó, việc viết một Email xin thực tập không chỉ là việc đơn thuần kết nối với nhà tuyển dụng, mà còn là cách tối ưu để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo cơ hội cho bản thân.
Thông qua Email, bạn có thể giới thiệu về bản thân, truyền đạt những ước mơ và mong muốn của mình, cũng như cung cấp thông tin liên quan đến vị trí thực tập trong tổ chức. Hiểu cách viết Email xin thực tập một cách đúng chuẩn sẽ giúp bạn thuyết phục và để lại ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng.
Có thể nói, Email xin thực tập thực sự là sự khởi đầu quan trọng cho sự gắn kết của bạn với doanh nghiệp. Không chỉ thể hiện mức độ chuyên nghiệp của bạn, mà còn giúp tối ưu hóa quá trình giao tiếp và tiết kiệm thời gian đối tác qua việc thuận tiện trong việc trao đổi thông tin và phản hồi nhanh chóng.
Một số vấn đề trong cách viết email xin thực tập
Có một số lý do khiến cho các email xin thực tập từ các bạn sinh viên thường bị từ chối hoặc không nhận được phản hồi chính là:
- Sự không khớp giữa nội dung email và tiêu đề: Thỉnh thoảng, vị trí thực tập bạn muốn được làm rõ trong nội dung email không tương ứng với thông tin trong tiêu đề.
- Lỗi về tên và địa chỉ email của người nhận: Đôi khi, việc gửi email tới địa chỉ email sai hoặc ghi sai tên người nhận có thể dẫn đến việc không nhận được hồi âm.
- Tiêu đề không rõ ràng: Một tiêu đề không rõ ràng hoặc không thể hiện rõ mục tiêu xin thực tập có thể khiến email của bạn bị bỏ qua.
- Nội dung email không chuyên nghiệp hoặc chưa được xem xét kỹ: Việc viết email xin thực tập một cách sơ sài, không chăm chút vào nội dung, hoặc chứa sai lỗi chính tả có thể làm mất đi sự chuyên nghiệp và thuyết phục.
- Không đính kèm CV: Sự thiếu sót hoặc quên đính kèm CV cá nhân trong email có thể dẫn đến việc nhà tuyển dụng không thể xem xét đầy đủ về ứng viên.
Lưu ý quan trọng trước khi viết email xin thực tập
Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp
Việc tạo một tài khoản email miễn phí trên các dịch vụ như Gmail, Outlook,… là một thủ tục dễ dàng. Tuy nhiên, để tạo ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng, bạn nên chọn một địa chỉ email chuyên nghiệp dựa trên công thức: [họ tên của bạn]@email.com.
Hạn chế sử dụng các địa chỉ email không chuyên nghiệp như hoacomay@gmail.com hoặc coemxinhtuoi@outlook.com. Địa chỉ email của bạn chính là một phần quan trọng để tạo sự ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng, do đó, đừng bỏ lỡ cơ hội quan trọng này khi xin thực tập.
Tạo chữ ký Email
Khi bạn đã có địa chỉ email ưa thích, hãy tạo một chữ ký email bao gồm thông tin liên hệ cơ bản của bạn và thêm nó vào tất cả các email bạn gửi đi. Hành động này không chỉ giúp tạo sự ấn tượng chuyên nghiệp mà còn giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn và bao gồm các thông tin liên hệ sau:
- Họ tên: [Họ và tên của bạn]
- Địa chỉ: [Địa chỉ của bạn]
- Email: [Địa chỉ email của bạn]
- Số điện thoại: [Số điện thoại của bạn]
- Mạng xã hội: [Liên kết đến tài khoản mạng xã hội của bạn (nếu có)]
Xem thêm:
Cách viết email xin thực tập đúng chuẩn
Để tạo email xin thực tập mà bạn muốn nhận được phản hồi từ phía doanh nghiệp, hãy xem cách viết email xin thực tập sau đây:
Email xin thực tập gồm những phần nào?
Một mẫu email xin thực tập đúng chuẩn bao gồm bốn phần quan trọng: Tiêu đề, mở đầu, thân thể email và kết thúc. Chăm chút từng phần này sẽ giúp bạn tạo nên một email xin thực tập đáng chú ý, tăng cơ hội nhận được sự quan tâm từ phía doanh nghiệp và có cơ hội gặp mặt.
Trình bày rõ ràng mục đích trong tiêu đề mail
Tiêu đề của email ứng tuyển thực sự là yếu tố quan trọng nhất khi viết email xin thực tập. Đây là nơi quyết định liệu nhà tuyển dụng có mở và đọc email của bạn hay không. Để đảm bảo tiêu đề của bạn gây ấn tượng và thu hút sự chú ý, bạn có thể viết như sau: Họ tên + Vị trí ứng tuyển + Mục đích gửi mail (Xin thực tập).
Lời chào trang trọng
Trong phần nội dung email, hãy khởi đầu bằng một lời chào trang trọng và lịch sự. Ví dụ như “Kính gửi Phòng Nhân sự của Công ty…” hoặc “Kính gửi Anh/Chị [Họ tên] – Trưởng phòng Tuyển dụng…“.
Phần mở đầu
Sau khi bắt đầu bằng một lời chào lịch sự, hãy giới thiệu bản thân một cách ngắn gọn, bao gồm thông tin như tên, tuổi, trường học, và ngành học của bạn. Tiếp theo, hãy trình bày rõ mục đích gửi Email, bao gồm các thông tin cơ bản sau: Nguồn thông tin về công ty, Thời gian sẵn sàng thực tập, Mục tiêu và mong muốn khi thực tập,…
Nội dung chính cần đề cập trong mail
Trong phần này, để tạo sự ấn tượng và minh bạch, bạn có thể:
- Năng lực và kinh nghiệm cá nhân: Hãy trình bày chi tiết về năng lực và kinh nghiệm của bạn. Đồng thời, nêu rõ những kỹ năng mà bạn đã phát triển và sẵn sàng áp dụng trong vị trí thực tập, bao gồm khả năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình, hoặc bất kỳ kỹ năng cụ thể nào liên quan đến vị trí mà bạn đang xin.
- Thành tích trong học tập và hoạt động ngoại khóa: Liệt kê chi tiết về các thành tích học tập và hoạt động ngoại khóa. Nêu rõ về học bổng, bài luận nghiên cứu hoặc dự án đặc biệt mà bạn đã hoàn thành. Cung cấp thông tin về các chứng chỉ tiếng Anh, tin học, hoặc bất kỳ chứng chỉ nào có liên quan mà bạn đã đạt được.
Lời chào kết thúc
Tương tự như lời chào mở đầu, câu kết thúc của email cũng cần phải mang tính trang trọng và chuyên nghiệp. Hãy tránh sử dụng các câu kết thúc thông thường như “Chúc những điều tốt nhất đến với anh/chị” hoặc “Chúc anh/chị một ngày tốt lành”. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng lời kết “Trân trọng” để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng:
Lời kết “Trân trọng” mang ý nghĩa mạnh mẽ và lịch lãm, thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người đọc và nhấn mạnh rằng bạn đang đặt mình vào một tư duy chuyên nghiệp.
Tạo chữ ký
Tạo chữ ký chuyên nghiệp là cách viết email xin thực tập gây thiện cảm với NTD. Mặc dù không phải là phần bắt buộc, tuy nhiên, việc thêm một chữ ký vào email của bạn sẽ tạo thêm sự chuyên nghiệp và thuận tiện.
Những lưu ý trong cách viết email xin thực tập
Bên cạnh cách viết email xin thực tập như đã hướng dẫn ở trên, bạn cũng cần chú ý đến những yếu tố quan trọng sau đây để làm cho email của bạn được đánh giá cao hơn bởi nhà tuyển dụng:
- Sự ngắn gọn và rõ ràng: Hãy viết một email ngắn gọn, dễ hiểu, và tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp. Nhà tuyển dụng thường không có thời gian đọc email dài dòng và khó hiểu.
- Thể hiện mục tiêu và kế hoạch: Đảm bảo rằng bạn trình bày rõ ràng và chính xác mục tiêu và kế hoạch của bạn khi xin thực tập tại công ty họ. Hãy cho thấy rằng bạn đã xem xét cẩn thận vị trí thực tập và có lộ trình riêng cho sự phát triển của mình.
- Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp: Hãy sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và tập trung vào những điểm quan trọng. Đánh dấu những thông tin quan trọng bằng cách sử dụng in đậm hoặc in nghiêng nếu cần thiết. Hãy kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp kỹ càng. Để tạo khoảng trống giữa các đoạn văn để email trở nên dễ đọc hơn.
Xem thêm:
Các mẫu email xin thực tập ấn tượng nhất
Mẫu email xin thực tập 1
Tiêu đề: [Họ và tên của bạn]_[Vị trí thực tập]_[Tên công ty]
Kính gửi Công ty [Tên công ty mà bạn ứng tuyển],
Tôi là sinh viên năm […] của Đại học [Tên trường bạn theo học] và tôi rất mong có cơ hội thực tập tại Quý Công Ty. Chuyên ngành của tôi là [Tên chuyên ngành], và mục tiêu sự nghiệp của tôi là [Mục tiêu nghề nghiệp]. Sau khi tìm hiểu, tôi tin rằng Công Ty Quý vị là một nơi lý tưởng để tiếp tục sự phát triển và học hỏi.
Tôi đã đính kèm hồ sơ xin việc, CV và bảng điểm vào email này để Công Ty có thể xem xét thêm. Tôi rất mong được sự xem xét từ phía Công Ty và hy vọng Quý vị sẽ dành ít thời gian để xem qua.
Rất mong nhận được phản hồi từ Quý công ty. Xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
Mẫu email xin thực tập 2
Tiêu đề: Ứng tuyển Thực tập [Vị trí thực tập] – [Họ và tên của bạn]
Kính gửi Phòng Tuyển dụng Công ty [Tên công ty],
Tôi là [Họ và tên của bạn], sinh viên năm […] chuyên ngành [Tên chuyên ngành] tại Đại học [Tên trường bạn theo học]. Tôi rất quan tâm đến công việc [Vị trí thực tập] và mong muốn có cơ hội làm việc tại Quý Công ty trong tương lai. Vì vậy, khi được biết công ty đang tuyển thực tập sinh [Vị trí thực tập] trong thời gian […] tháng, tôi quyết định gửi mail để ứng tuyển.
Tôi tin rằng, dựa trên kiến thức đã tích lũy qua học tập và tinh thần học hỏi, cùng với khả năng thích nghi và sẵn sàng đối mặt với các thách thức, tôi có thể đáp ứng các yêu cầu của vị trí này. Tôi rất mong được thảo luận chi tiết hơn về cơ hội Thực tập này và chia sẻ thông tin chi tiết về trình độ cũng như những kinh nghiệm làm việc của tôi, được thể hiện trong CV đính kèm.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
Mẫu email xin thực tập 3
Tiêu đề: Xin thực tập [Vị trí thực tập] – [Họ và tên của bạn]
Kính gửi Anh/Chị […] – Trưởng phòng Tuyển dụng tại [Tên công ty],
Tôi là [Họ và tên của bạn], hiện đang là sinh viên năm […] tại [Tên trường bạn theo học]. Được biết Quý công ty đang tuyển dụng thực tập sinh cho [Vị trí thực tập] nên tôi viết thư này để xin ứng tuyển.
Chuyên ngành học của tôi là [Tên Chuyên ngành], đã cung cấp cho tôi những kiến thức và kỹ năng mà tôi tin rằng sẽ phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của vị trí tuyển dụng tại Quý công ty. Hơn nữa, vị trí này hoàn toàn khớp với [Mục tiêu nghề nghiệp] của tôi. Với sự học hỏi và cam kết, tôi tin rằng tôi có khả năng đáp ứng mọi thách thức trong quá trình làm việc.
Tôi đã đính kèm CV trong email này và rất mong Anh/Chị […] dành chút thời gian để xem xét. Xin chân thành cảm ơn!
Trân trọng,
[Họ và Tên]
Mẫu email xin thực tập 4
Tiêu đề: [Họ và tên của bạn]_[Vị trí thực tập]_[Tên Công Ty]
Kính gửi Phòng nhân sự [tên công ty]
Tôi là [Họ và tên của bạn], hiện đang là sinh viên năm […] tại [Tên Trường bạn theo học]. Tôi viết Email này để ứng tuyển vào vị trí [tên vị trí] của [tên công ty] mà tôi đã tìm thấy thông tin trên […] . Tôi rất quan tâm đến chương trình thực tập của công ty và muốn học hỏi thêm về lĩnh vực [Tên lĩnh vực].
Tôi tự tin rằng tôi có thể đóng góp cho công ty với kỹ năng và kiến thức của mình. Tôi thực sự mong muốn được tham gia chương trình thực tập và học hỏi thêm từ các anh chị đi trước.
Đính kèm là CV của tôi. Nếu cần thêm thông tin, xin anh/chị phản hồi Email hoặc nếu có yêu cầu gấp, số điện thoại của tôi là [Số điện thoại].
Tôi rất mong sẽ sớm nhận được phản hồi từ anh/chị.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
Trên đây là các cách viết email xin thực tập mà Khoa Quốc Tế hy vọng có thể giúp bạn tạo ấn tượng và thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình xin việc. Mong rằng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn tiến bước thành công trên con đường xin thực tập. Theo dõi chuyên mục Nhịp sống để biết thêm nhiều thông tin hữu ích bạn nhé!
