Bạn được giáo viên yêu cầu viết mail để nộp bài tập hay bạn đang cần viết mail về một vấn đề cần thầy cô giải đáp. Nhưng bạn chưa biết cách viết mail như thế nào là lịch sự và chuẩn xác. Hãy theo dõi bài viết sau của Khoa Quốc Tế về cách viết mail cho thầy cô một cách chuẩn nhất mà bạn nên tham khảo.
Nội dung
Bạn nên tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu
Việc tạo một ấn tượng tốt ngay từ đầu sẽ giúp bạn tạo nhiều thiện cảm hơn với thầy cô giáo. Nếu thầy cô có ấn tượng tốt, họ sẽ đón nhận thông tin của bạn muốn truyền tải một cách cẩn thận và sẽ giải đáp thật chi tiết cho bạn.
Đây là tips quan trọng nhất khi bạn bắt đầu viết mail gửi đến thầy cô. Sau đây là tổng hợp những điều bạn cần lưu ý để tạo nên thiện cảm ngay từ đầu mà bạn có thể tham khảo.
Tạo ấn tượng bằng việc kiểm tra chắc chắn về câu hỏi
Thông thường vào buổi học đầu tiên, giáo viên thường sẽ cung cấp các tài liệu học tập cần thiết cho học sinh, sinh viên. Và họ luôn khuyến khích các bạn đặt ra những câu hỏi thắc mắc khi có vấn đề.
Tuy nhiên bạn cần cân nhắc những câu hỏi khi đặt ra để tánh hỏi những điều đã được giải đáp trong tài liệu. Vì điều này sẽ khiến thầy, cô cảm thấy bực bội và nghĩ rằng bạn là một học sinh không nghiêm túc và chưa đọc tài liệu mà họ đã đưa.
Giáo trình là nguồn tài liệu có thể bao gồm thông tin về bài tập của khóa học, hạn chót nộp bài, chính sách của lớp học và cấu trúc bài làm.
Nếu giảng viên chỉ cung cấp cho bạn các loại sách, tài liệu mà chưa giải đáp được vấn đề mà bạn thắc mắc thì lúc này, bạn có thể gửi mail về vấn đề nào đó bạn cần được giải đáp trong giáo trình.
Nên sử dụng tài khoản email học tập của mình
Mỗi ngày các giảng viên thường nhận được rất nhiều email. Một tips nữa giúp email của bạn ít đi vào hộp thư rác đó là hãy sử dụng tài khoản của nhà trường khi gửi thư.
Điều quan trọng, vì địa chỉ email mà trường cung cấp sẽ trông chuyên nghiệp hơn. Giúp giảng viên biết được ai là người thực sự gửi email. Bởi vì tài khoản sinh viên thường được tạo dựa trên tên của bạn.
Tiêu đề mail thu hút
Một tip nữa trong cách viết mail gửi thầy cô mà bạn có thể tham khảo, đó là hãy viết một tiêu đề mail thật sự thu hút. Vì dòng tiêu đề này sẽ gợi ý cho giảng viên về nội dung chính của email trước khi họ đọc thư.
Chủ đề của email cũng phải rõ ràng và đúng trọng tâm để thầy cô dễ dàng phân loại và sắp xếp thời gian để xử lý.
Chào hỏi bằng chức danh, tên của giáo viên
Tip cuối cùng trong việc tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu trong cách viết mail gửi thầy cô đó là bạn hãy chào hỏi bằng chức danh, tên của giáo viên.
Trước khi bạn trình bày vấn đề cần được giải đáp. Hãy gửi một lời chào đến giảng viên và xem đây là một lá thư trang trọng.
Hãy bắt đầu bằng “Kính gửi Tiến sĩ Trần Văn A,” theo sau là một dấu phẩy. Bạn hãy nhớ sử dụng cả họ của người đó nếu như cả hai không mấy thân quen.
Nếu bạn không chắc về học vị/học hàm của giảng viên, bạn có thể xưng hô là “Thầy Trần Văn A.”
Bạn cũng có thể sử dụng cách chào hỏi thân mật hơn một chút, chẳng hạn như “Kính gửi thầy A,” nếu bạn và vị giảng viên đã có những tương tác mang tính cá nhân, thân thiết.
Cách soạn nội dung email gửi thầy cô
1. Nhắc cho họ nhớ bạn là ai?
Thông thường các thầy/cô sẽ có rất nhiều học trò để theo dõi. Vì thế bạn cần tự giới thiệu bản thân trước. Bạn nên giới thiệu tên, lớp mà bạn học với giảng viên đó, bao gồm cả tiết học cụ thể.
2. Không được lạc đề trong nội dung mail
Về phần nội dung, bạn hãy đi thẳng vào vấn đề, bỏ qua các chi tiết không liên quan và trình bày càng ngắn gọn càng tốt. Bởi vì giảng viên là những người bận rộn, nên bạn đừng nói lan man và hãy tập trung vào vấn đề trọng tâm.
3. Cố gắng viết thành câu hoàn chỉnh
Như đã nói ở phần trên, cách viết mail cho thầy cô cần thể hiện sự trang trọng. Vì thế bạn không thể dùng lời nói như khi nói chuyện với bạn bè. Do đó, cần sử dụng những câu hoàn chỉnh để trông bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Ví dụ: Thay vì viết “Buổi học hay quá cô ơi” thì bạn nên viết “Cô đã mang đến cho chúng em một bài giảng vô cùng dễ hiểu vào tiết học hôm thứ 2”.
Xem thêm các bài viết:
4. Tập trung nhiều hơn vào giọng điệu
Khi bạn viết mail cho thầy cô bạn nên tập trung nhiều hơn vào giọng điệu của câu văn. Điều này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong cách ứng xử. Lưu ý rằng, bạn không được thêm biểu tượng cảm xúc vào câu văn.
5. Đưa ra yêu cầu một cách lịch sự nhất
Bạn đang ở vị trí là người nhờ cậy sự giúp đỡ của giảng viên. Vì vậy, bạn cần đưa ra yêu cầu một cách lịch sự nhất.
Lưu ý rằng, bạn đừng đòi hỏi quá nhiều điều với giảng viên. Vì bạn sẽ chẳng thể đi đến đâu nếu làm vậy. Thay vì thế, bạn hãy đưa ra vấn đề của bạn như một lời thỉnh cầu mà giáo viên có thể chấp nhận hoặc không.
Ví dụ, bạn có thể viết yêu cầu về vấn đề thời gian nộp bài trễ như sau: “bài tập nhóm tuần trước quả thật rất khó, chúng em đã cố gắng tìm kiếm tài liệu để hoàn thành bài tập mà thầy đã giao. Nhưng chúng em vẫn chưa đáp ứng được thời gian nộp bài, thầy có thể cho nhóm em thêm thời gian để hoàn thành bài này không?”.
6. Sử dụng dấu chấm câu thích hợp
Nếu là văn phong nhắn tin tán gẫu với bạn bè, bạn sẽ không cần quá chú ý đến dấu câu hoặc viết hoa. Tuy nhiên, khi viết mail gửi thầy cô bạn nên đảm bảo thực hiện tốt điều này. Vì thầy cô sẽ khá quan tâm đến vấn đề này.
Những tips soạn nội dung mail được trình bày phía trên chắc hẳn sẽ là những thông tin hữu ích giúp bạn có thể khắc phục những lỗi trong cách viết mail cho thầy cô rồi phải không? Nhưng trước khi gửi mail đi, bạn cần thực hiện tiếp một số bước sau nhằm đảm bảo lá thư của bạn thật chỉnh chu.
Một số lưu ý trước khi gửi mail cho thầy cô
1. Đọc lại toàn bộ nội dung mail vừa viết
Sau khi bạn đã hoàn chỉnh nội dung, bạn cần dành ra thời gian để đọc lại toàn bộ email của mình sắp gửi. Việc này sẽ giúp bạn kiểm tra xem bài viết có xuất hiện lỗi gì hay không. Điều này sẽ không tốn quá nhiều thời gian của bạn nên hãy đọc lại một cách tỉ mỉ và cẩn thận nhé.
2. Đọc lại mail dưới quan điểm giáo viên
Việc đọc lại mail dưới quan điểm giáo viên không yêu cầu quá khắc khe. Bạn cần phải đảm bảo yêu cầu về sự ngắn gọn và súc tích trong nội dung mail của mình.
3. Đừng quên một lời chào
Phần cuối của mail bạn nên gửi một lời cảm ơn, lời chào đến thầy cô của mình. Đây là điều thực sự cần thiết mà bạn không nên bỏ qua. Lời kết sẽ giúp cho mail của bạn được hoàn thiện và trở nên chuyên nghiệp hơn.
4. Hãy kiểm tra hộp thư sau 1 đến vài ngày gửi thành công
Sau khi gửi mail thành công và đảm bảo rằng nó đã đến tay của thầy cô thì bạn không nên vội giục họ xem mail hay phản hồi lại bạn ngay lập tức.
Thay vào đó, bạn hãy kiểm tra lại hộp thư đến của mình sau khoảng 1-2 ngày sau khi gửi thành công. Để xem thầy cô đã phản hồi mail của bạn chưa.
Nếu trong khoảng 1 tuần chưa nhận được mail phản hồi thì bạn nên gửi lại mail một lần nữa nhằm tránh việc thầy cô quen hoặc có thể mail bạn bị spam mà thầy cô không nhìn thấy.
5. Cần phải xác nhận thư trả lời
Ngay khi bạn nhận được mail phản hồi từ thầy cô, bạn nên phản hồi lại hoặc xác nhận rằng bạn đã nhận được mail. Điều này sẽ không làm tốn quá nhiều thời gian của bạn và cũng giúp bạn thể hiện được sự tôn trọng đối với họ và cho thấy được sự chuyên nghiệp của bạn trong cách làm việc.
Một số mẫu email gửi thầy cô bạn có thể tham khảo
Sau khi chúng ta đã cùng tìm hiểu cách viết mail cho thầy cô như thế nào ở phần thông tin phía trên. Sau đây, Khoa Quốc Tế sẽ gợi ý một số mẫu email về cách viết thư cho thầy cô chuẩn nhất mà các bạn có thể tham khảo nhé!
Mẫu email 1: Cách viết mail cho thầy cô về chủ đề làm đồ án tốt nghiệp
Subject: Kính gửi thầy cô trong Ban cố vấn viện Công nghệ thông tin và Truyền thông
Em tên là: Nguyễn Văn A
Mã số sinh viên: xxxxx
Lớp: KHMT-03
Khóa: K62
Hiện tại em có hai thắc mắc muốn hỏi các thầy cô:
Câu hỏi thứ 1, hiện tại, em đang có ý định làm đồ án tôt nghiệp hệ Cử nhân chuyên ngành CNPM. Tuy nhiên, em vẫn chưa đăng ký mô học Thực tập kĩ thuật. Theo nguyên tắc, học phần này cần được hoàn thành trước khi đăng ký đồ án tốt nghiệp. Vì vậy không thể đăng ký học phần này và đồ án tốt nghiệp trong cùng một học kỳ. Em muốn hỏi rằng liệu có cách nào để em hoàn thành cả 2 học phần này trong học kỳ tới để tốt nghiệp đúng hạn được không ạ?
Câu hỏi thứ 2 là, theo chương trình đào tạo, hệ cử nhân CNPM còn phải học thêm học phần nào nữa không hay đó là tất cả các tín chỉ còn lại mà hệ cử nhân cần hoàn thành ạ?
Em xin cảm ơn!
Chúc thầy cô nhiều sức khỏe.
Người gửi,
Nguyễn Văn A
Mẫu email 2: Cách viết mail cho thầy cô chủ đề học văn bằng 2
Subject: [HK13.2A] Gặp thầy trao đổi trực tiếp về thông tin học tập
Message:
Chào thầy ….,
Em tên là ….
Em có một số thắc mắc về việc học thêm văn bằng 2 tại trường mình. Em xin phép được trao đổi trực tiếp với thầy vào lúc 15h00 ngày hôm nay tại CS5 Tản Viên để có thể giải đáp chi tiết hơn về chương trình đào tạo của trường mình ạ.Cảm ơn thầy,
Chúc thầy nhiều sức khỏe.Người gửi,
xxxxxx
Bài viết trên đây là toàn bộ cách hướng dẫn về cách viết mail cho thầy cô chuẩn nhất mà bạn có thể tham khảo. Và ngay bây giờ, bạn đã có thể tự tin viết mail để gửi cho thầy cô mà không còn cảm thấy lo lắng liệu mail của mình đã chỉnh chu hay chưa. Chúc bạn thành công trong việc viết mail và trình bày vấn đề một cách tốt nhất khi cần viết mail cho thầy cô nhé.
