Hướng dẫn cách viết mail cho thầy cô chuẩn nhất bạn nên biết

Banner lì xì tết

Viết mail có đơn giản không? Khi bạn muốn được thầy cô giải đáp một vấn đề thắc mắc hoặc cần nộp bài tập thì bạn sẽ làm gì? Ngoài việc trao đổi trực tiếp với thầy cô, hình thức viết mail cũng khá phổ biến và được nhiều bạn lựa chọn. Vậy bạn đã biết cách viết mail cho thầy cô sao cho chuẩn chỉnh nhất? Để giải quyết vấn đề này, hãy cùng Khoa Quốc Tế tìm hiểu về cách trình bày bố cục của một mẫu email và cách viết mail cho thầy cô chuẩn và tạo ấn tượng tốt bạn nhé. 

1. Tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu

Việc tạo một ấn tượng tốt ngay từ đầu sẽ giúp bạn tạo nhiều thiện cảm hơn với thầy cô giáo. Nếu thầy cô có ấn tượng tốt, họ sẽ đón nhận thông tin của bạn muốn truyền tải một cách cẩn thận và sẽ giải đáp thật chi tiết cho bạn. 

Cách viết mail cho thầy cô
Cách viết mail cho thầy cô

Đây là tips quan trọng nhất khi bạn bắt đầu viết mail gửi đến thầy cô. Sau đây là tổng hợp những điều bạn cần lưu ý để tạo nên thiện cảm ngay từ đầu mà bạn có thể tham khảo.

1.1. Tạo ấn tượng bằng việc kiểm tra chắc chắn về câu hỏi

Thông thường vào buổi học đầu tiên, giáo viên thường sẽ cung cấp các tài liệu học tập cần thiết cho học sinh, sinh viên. Và họ luôn khuyến khích các bạn đặt ra những câu hỏi thắc mắc khi có vấn đề. 

Tuy nhiên bạn cần cân nhắc những câu hỏi khi đặt ra để tánh hỏi những điều đã được giải đáp trong tài liệu. Vì điều này sẽ khiến thầy, cô cảm thấy bực bội và nghĩ rằng bạn là một học sinh không nghiêm túc và chưa đọc tài liệu mà họ đã đưa.

Giáo trình là nguồn tài liệu có thể bao gồm thông tin về bài tập của khóa học, hạn chót nộp bài, chính sách của lớp học và cấu trúc bài làm.

Nếu giảng viên chỉ cung cấp cho bạn các loại sách, tài liệu mà chưa giải đáp được vấn đề mà bạn thắc mắc thì lúc này, bạn có thể gửi mail về vấn đề nào đó bạn cần được giải đáp trong giáo trình.

NHẬP MÃ KQT30 - GIẢM NGAY 30% HỌC PHÍ CHO KHÓA HỌC IELTS CẤP TỐC HÈ
Vui lòng nhập tên của bạn
Số điện thoại của bạn không đúng
Địa chỉ Email bạn nhập không đúng

1.2. Nên sử dụng tài khoản email học tập của mình

Mỗi ngày các giảng viên thường nhận được rất nhiều email. Một tips nữa giúp email của bạn ít đi vào hộp thư rác đó là hãy sử dụng tài khoản của nhà trường khi gửi thư. 

Nên sử dụng tài khoản email học tập - cách viết mail cho thầy cô
Nên sử dụng tài khoản email học tập – cách viết mail cho thầy cô

Điều quan trọng, vì địa chỉ email mà trường cung cấp sẽ trông chuyên nghiệp hơn. Giúp giảng viên biết được ai là người thực sự gửi email. Bởi vì tài khoản sinh viên thường được tạo dựa trên tên của bạn.

1.3. Tiêu đề mail thu hút

Một tip nữa trong cách viết mail gửi thầy cô mà bạn có thể tham khảo, đó là hãy viết một tiêu đề mail thật sự thu hút. Vì dòng tiêu đề này sẽ gợi ý cho giảng viên về nội dung chính của email trước khi họ đọc thư. 

Tiêu đề mail thu hút - cách viết mail cho thầy cô
Tiêu đề mail thu hút – cách viết mail cho thầy cô

Chủ đề của email cũng phải rõ ràng và đúng trọng tâm để thầy cô dễ dàng phân loại và sắp xếp thời gian để xử lý.

1.4. Chào hỏi bằng chức danh, tên của giáo viên

Tip cuối cùng trong việc tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu trong cách viết mail gửi thầy cô đó là bạn hãy chào hỏi bằng chức danh, tên của giáo viên.

Trước khi bạn trình bày vấn đề cần được giải đáp. Hãy gửi một lời chào đến giảng viên và xem đây là một lá thư trang trọng. 

Hãy bắt đầu bằng “Kính gửi Tiến sĩ Trần Văn A,” theo sau là một dấu phẩy. Bạn hãy nhớ sử dụng cả họ của người đó nếu như cả hai không mấy thân quen.

Nếu bạn không chắc về học vị/học hàm của giảng viên, bạn có thể xưng hô là “Thầy Trần Văn A.”

Bạn cũng có thể sử dụng cách chào hỏi thân mật hơn một chút, chẳng hạn như “Kính gửi thầy A,” nếu bạn và vị giảng viên đã có những tương tác mang tính cá nhân, thân thiết.

2. Cách viết mail cho thầy cô

Cách viết mail cho thầy cô - Bố cục chung email
Cách viết mail cho thầy cô – Bố cục chung email

2.1. Nhắc cho họ nhớ bạn là ai?

Thông thường các thầy/cô sẽ có rất nhiều học trò để theo dõi. Vì thế bạn cần tự giới thiệu bản thân trước. Bạn nên giới thiệu tên, lớp mà bạn học với giảng viên đó, bao gồm cả tiết học cụ thể.

2.2. Không được lạc đề trong nội dung mail

Về phần nội dung, bạn hãy đi thẳng vào vấn đề, bỏ qua các chi tiết không liên quan và trình bày càng ngắn gọn càng tốt. Bởi vì giảng viên là những người bận rộn, nên bạn đừng nói lan man và hãy tập trung vào vấn đề trọng tâm. 

2.3. Cố gắng viết thành câu hoàn chỉnh

Như đã nói ở phần trên, cách viết mail cho thầy cô cần thể hiện sự trang trọng. Vì thế bạn không thể dùng lời nói như khi nói chuyện với bạn bè. Do đó, cần sử dụng những câu hoàn chỉnh để trông bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ: Thay vì viết “Buổi học hay quá cô ơi” thì bạn nên viết “Cô đã mang đến cho chúng em một bài giảng vô cùng dễ hiểu vào tiết học hôm thứ 2”.

2.4. Tập trung nhiều hơn vào giọng điệu

Khi bạn viết mail cho thầy cô bạn nên tập trung nhiều hơn vào giọng điệu của câu văn. Điều này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong cách ứng xử. Lưu ý rằng, bạn không được thêm biểu tượng cảm xúc vào câu văn. 

2.5. Đưa ra yêu cầu một cách lịch sự nhất

Bạn đang ở vị trí là người nhờ cậy sự giúp đỡ của giảng viên. Vì vậy, bạn cần đưa ra yêu cầu một cách lịch sự nhất. 

Lưu ý rằng, bạn đừng đòi hỏi quá nhiều điều với giảng viên. Vì bạn sẽ chẳng thể đi đến đâu nếu làm vậy. Thay vì thế, bạn hãy đưa ra vấn đề của bạn như một lời thỉnh cầu mà giáo viên có thể chấp nhận hoặc không.

Ví dụ, bạn có thể viết yêu cầu về vấn đề thời gian nộp bài trễ như sau: “bài tập nhóm tuần trước quả thật rất khó, chúng em đã cố gắng tìm kiếm tài liệu để hoàn thành bài tập mà thầy đã giao. Nhưng chúng em vẫn chưa đáp ứng được thời gian nộp bài, thầy có thể cho nhóm em thêm thời gian để hoàn thành bài này không?”.

2.6. Sử dụng dấu chấm câu thích hợp

Nếu là văn phong nhắn tin tán gẫu với bạn bè, bạn sẽ không cần quá chú ý đến dấu câu hoặc viết hoa. Tuy nhiên, khi viết mail gửi thầy cô bạn nên đảm bảo thực hiện tốt điều này. Vì thầy cô sẽ khá quan tâm đến vấn đề này.

Những tips soạn nội dung mail được trình bày phía trên chắc hẳn sẽ là những thông tin hữu ích giúp bạn có thể khắc phục những lỗi trong cách viết mail cho thầy cô rồi phải không? Nhưng trước khi gửi mail đi, bạn cần thực hiện tiếp một số bước sau nhằm đảm bảo lá thư của bạn thật chỉnh chu.

Xem thêm các bài viết:

3. Hoàn tất và gửi mail cho thầy cô

Trước khi chuẩn bị gửi mail cho thầy cô, bạn cần lưu ý những điểm sau để ghi điểm với thầy cô với mẫu email chuẩn chỉnh nhất.

3.1. Đọc lại toàn bộ nội dung mail vừa viết

Sau khi bạn đã hoàn chỉnh nội dung, bạn cần dành ra thời gian để đọc lại toàn bộ email của mình sắp gửi. Việc này sẽ giúp bạn kiểm tra xem bài viết có xuất hiện lỗi gì hay không. Điều này sẽ không tốn quá nhiều thời gian của bạn nên hãy đọc lại một cách tỉ mỉ và cẩn thận nhé.

3.2. Đọc lại mail dưới quan điểm giáo viên

Việc đọc lại mail dưới quan điểm giáo viên không yêu cầu quá khắc khe. Bạn cần phải đảm bảo yêu cầu về sự ngắn gọn và súc tích trong nội dung mail của mình.

3.3. Đừng quên một lời chào

Phần cuối của mail bạn nên gửi một lời cảm ơn, lời chào đến thầy cô của mình. Đây là điều thực sự cần thiết mà bạn không nên bỏ qua. Lời kết sẽ giúp cho mail của bạn được hoàn thiện và trở nên chuyên nghiệp hơn.

3.4. Hãy kiểm tra hộp thư sau 1 đến vài ngày gửi thành công

Sau khi gửi mail thành công và đảm bảo rằng nó đã đến tay của thầy cô thì bạn không nên vội giục họ xem mail hay phản hồi lại bạn ngay lập tức.

Kiểm tra hộp thư - cách viết mail cho thầy cô
Kiểm tra hộp thư – cách viết mail cho thầy cô

Thay vào đó, bạn hãy kiểm tra lại hộp thư đến của mình sau khoảng 1-2 ngày sau khi gửi thành công. Để xem thầy cô đã phản hồi mail của bạn chưa. 

Nếu trong khoảng 1 tuần chưa nhận được mail phản hồi thì bạn nên gửi lại mail một lần nữa nhằm tránh việc thầy cô quen hoặc có thể mail bạn bị spam mà thầy cô không nhìn thấy.

3.5. Cần phải xác nhận thư trả lời

Ngay khi bạn nhận được mail phản hồi từ thầy cô, bạn nên phản hồi lại hoặc xác nhận rằng bạn đã nhận được mail. Điều này sẽ không làm tốn quá nhiều thời gian của bạn và cũng giúp bạn thể hiện được sự tôn trọng đối với họ và cho thấy được sự chuyên nghiệp của bạn trong cách làm việc.

4. Một số mẫu email gửi thầy cô bạn có thể tham khảo

Sau khi chúng ta đã cùng tìm hiểu cách viết mail cho thầy cô như thế nào ở phần thông tin phía trên. Sau đây, Khoa Quốc Tế sẽ gợi ý một số mẫu email về cách viết thư cho thầy cô chuẩn nhất mà các bạn có thể tham khảo.

4.1. Mẫu email về chủ đề làm đồ án tốt nghiệp

Mẫu email 1: Cách viết mail cho thầy cô về chủ đề làm đồ án tốt nghiệp

Subject: Kính gửi thầy cô trong Ban cố vấn viện Công nghệ thông tin và Truyền thông

Em tên là: Nguyễn Văn A

Mã số sinh viên: xxxxx

Lớp: KHMT-03

Khóa: K62

Hiện tại em có hai thắc mắc muốn hỏi các thầy cô:

Câu hỏi thứ 1, hiện tại, em đang có ý định làm đồ án tôt nghiệp hệ Cử nhân chuyên ngành CNPM. Tuy nhiên, em vẫn chưa đăng ký mô học Thực tập kĩ thuật. Theo nguyên tắc, học phần này cần được hoàn thành trước khi đăng ký đồ án tốt nghiệp. Vì vậy không thể đăng ký học phần này và đồ án tốt nghiệp trong cùng một học kỳ. Em muốn hỏi rằng liệu có cách nào để em hoàn thành cả 2 học phần này trong học kỳ tới để tốt nghiệp đúng hạn được không ạ?

Câu hỏi thứ 2 là, theo chương trình đào tạo, hệ cử nhân CNPM còn phải học thêm học phần nào nữa không hay đó là tất cả các tín chỉ còn lại mà hệ cử nhân cần hoàn thành ạ?

Em xin cảm ơn!

Chúc thầy cô nhiều sức khỏe.

Người gửi,

Nguyễn Văn A

4.2. Mẫu email về chủ đề học văn bằng 2

Mẫu email 2: Cách viết mail cho thầy cô chủ đề học văn bằng 2

Subject: [HK13.2A] Gặp thầy trao đổi trực tiếp về thông tin học tập

Message:

Chào thầy ….,

Em tên là ….
Em có một số thắc mắc về việc học thêm văn bằng 2 tại trường mình. Em xin phép được trao đổi trực tiếp với thầy vào lúc 15h00 ngày hôm nay tại CS5 Tản Viên để có thể giải đáp chi tiết hơn về chương trình đào tạo của trường mình ạ.

Cảm ơn thầy,
Chúc thầy nhiều sức khỏe.

Người gửi,

xxxxxx

4.3. Mẫu email về chủ đề chuyển chương trình học

Mẫu email 3: Cách viết mail cho thầy cô chủ đề chuyển chương trình học

Subject: Xin Chuyển Chương Trình Học

Message:

Kính gửi: thầy/cô ……,

Em là Nguyễn Văn A, sinh viên của khóa học ……..khoa……….tại trường ……… Em viết email này với hy vọng có thể được xem xét và thực hiện yêu cầu chuyển đổi chương trình học của mình.

Hiện tại, em đang theo học chương trình [Chương Trình Hiện Tại], nhưng sau một thời gian tự xác định và thảo luận với thầy/cô và cố vấn học tập, em đã quyết định rằng việc chuyển sang chương trình [Chương Trình Mong Muốn] sẽ phù hợp hơn với mục tiêu học tập và sự phát triển cá nhân của mình.

Em đã nghiên cứu kỹ về chương trình [Chương Trình Mong Muốn], và em tin rằng nó sẽ cung cấp cho em cơ hội học tập và phát triển tốt hơn trong lĩnh vực mà em đang quan tâm và mong muốn theo đuổi trong tương lai.

Em xin đề nghị thực hiện việc chuyển chương trình học này từ kỳ học [Kỳ Học] trở đi. Em đã thảo luận với [Tên Cố Vấn Học Tập] (nếu có) và thầy/cô chủ nhiệm của em và họ đã đồng tình với quyết định của em.

Em sẽ tuân theo mọi quy định và thủ tục cần thiết để thực hiện chuyển đổi chương trình học này và sẵn sàng cung cấp thông tin bổ sung nếu cần.

Rất mong nhận được sự xem xét và phê duyệt từ phía thầy/cô và các phòng ban có thẩm quyền. Xin vui lòng thông báo thông tin liên quan đến quá trình chuyển đổi. Em xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ và xem xét của quý thầy/cô trong việc xử lý yêu cầu này.

Cảm ơn thầy/cô,
Chúc thầy/cô nhiều sức khỏe.

Người gửi,

Nguyễn Văn A

4.4. Mẫu email về chủ đề xin nghỉ học

Mẫu email 4: Cách viết mail cho thầy cô chủ đề xin nghỉ học

Subject: Xin nghỉ học

Message:

Kính gửi: Thầy…..

Em tên là Nguyễn Văn A, sinh viên lớp ……….Đang theo học môn ……. do thầy giảng dạy. Em viết thư này để xin phép thầy cho em nghỉ học buổi chiều ngày 25/9.

Lý do của em là do tình trạng sức khỏe không tốt. Em bị ốm, cụ thể là mắc cúm và sốt, nên em không thể tham dự buổi học được. Em rất tiếc và xin lỗi vì sự bất tiện này.

Tuy nhiên, em cam kết sẽ chép bài và làm bài tập đầy đủ cho buổi học em xin vắng. Em sẽ nhờ bạn bè trong lớp chia sẻ ghi chép của buổi học và tìm hiểu kỹ nội dung bài giảng của thầy. 

Rất mong thầy thông cảm và cho phép em được nghỉ học trong buổi chiều nay. Em xin chân thành cảm ơn thầy!

Người gửi,

Nguyễn Văn A

Xem thêm:

5. Giải mã những điều bạn cần biết về mẫu email chuẩn

Để có một mẫu email chuẩn và tạo ấn tượng tốt với người nhận, bạn cần nắm vững được bố cục của bài email. Điều này sẽ giúp email của bạn trở nên rõ ràng, logic và mạch lạc hơn khi trình bày vấn đề và giúp người nhận dễ dàng nắm được vấn đề chính của mẫu email. Những yếu tố bạn cần lưu ý + thành phần cần có trong mẫu email như sau:

  • Người gửi (From): Thông tin về địa chỉ mail của người gửi.
  • Người nhận (To): Thông tin về địa chỉ mail của người nhận. Lưu ý, ở mục người nhận sẽ có 3 cấp độ mà bạn cần quan tâm:
    • To: Đây là người nhận trực tiếp
    • CC (carbon copy – bản sao): Bạn có thể gửi mail đến những người có liên quan đến nội dung của email. Và người nhận trực tiếp cũng có thể biết được những người nhận được CC của mail.
    • BCC (blind carbon copy – bản sao tạm): Mail đến người theo dõi công việc và chỉ có người gửi biết. Trường hợp BCC thì người nhận sẽ không biết (cả người nhận trực tiếp (To) và người nhận liên quan (CC) đều không biết có BCC).

Do đó, tuỳ vào từng trường hợp và mục đích, bạn nên lựa chọn người nhận phù hợp khi gửi mail.

  • Tiêu đề mail (Subject)
  • Nội dung
  • Phần kết thúc mail
  • Tài liệu đính kèm (nếu có)

Đây là bố cục cơ bản của một mẫu email và các thông tin quan trọng bạn cần nắm vững khi chuẩn bị viết email gửi thầy cô.

Bài viết trên đây là toàn bộ cách hướng dẫn về cách viết mail cho thầy cô chuẩn nhất mà bạn có thể tham khảo. Và ngay bây giờ, bạn đã có thể tự tin viết mail để gửi cho thầy cô mà không còn cảm thấy lo lắng liệu mail của mình đã chỉnh chu hay chưa. Hi vọng với những chia sẻ từ bài viết sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng viết mail và tự tin khi trình bày vấn đề với thầy cô bạn nhé. Khoa Quốc Tế chúc bạn thành công!

Bình luận

Bài viết liên quan: