Cuối email viết gì để tạo ấn tượng tốt và chuyên nghiệp mới nhất 2023? 

Phần kết thúc email thể hiện sự chuyên nghiệp, trang trọng và chỉnh chu của bạn dành cho người nhận. Tuy nhiên, việc lựa chọn cuối email viết gì luôn gây khó khăn cho rất nhiều người bởi tuỳ vào mỗi tình huống và đối tượng, sẽ có những cách kết thúc email khác nhau. Hãy theo dõi bài viết bên dưới cùng Khoa Quốc Tế nhé!

Kết thúc email gồm những phần nào?

Tương tự như việc viết thư bằng tiếng Anh, Email cũng bao gồm ba phần quan trọng: mở đầu, thân email và phần kết thúc. Phần kết thúc email đặc biệt quan trọng vì nó giúp kết thúc cuộc trò chuyện một cách lịch lãm và tự nhiên, tránh tình trạng dừng quá đột ngột. Phần này bao gồm phần kết thúc thư và phần chữ ký, ký tên.

Phần kết thúc thư có nhiệm vụ tóm tắt hoặc làm mềm cuộc trò chuyện. Nó thường bắt đầu bằng việc nhấn mạnh điểm quan trọng hoặc tóm tắt nội dung chính. Sau đó, bạn có thể sử dụng những câu lời biểu đạt lòng biết ơn và tôn trọng để bày tỏ sự lịch thiệp với người nhận email.

Phần chữ ký và ký tên thể hiện tính chuyên nghiệp và tạo mối quan hệ “chân thành” giữa người gửi và người nhận. Nó bao gồm tên đầy đủ, chức vụ nếu cần thiết, thông tin liên hệ và đường dẫn đến trang web hoặc mạng xã hội cá nhân (nếu có). 

Việc viết email một cách tự nhiên và trôi chảy giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối tác giao dịch hoặc người nhận.

Cuối email viết gì?

Cách viết phần kết trong Email Tiếng Anh

Phần này đóng vai trò quan trọng trong việc báo hiệu sự kết thúc của email mà bạn vừa gửi. Đây là thời điểm quan trọng để thể hiện lòng biết ơn và tôn trọng đối phương đã dành thời gian để đọc nội dung của bạn. Đồng thời cũng là cơ hội để tạo sự mong đợi phản hồi hoặc mở cửa cho sự tiếp tục của cuộc trò chuyện. 

Nếu cần, bạn có thể thêm thông điệp về sự sẵn sàng của bạn để cung cấp thêm thông tin hoặc hỗ trợ nếu người nhận có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu gì. Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng mẫu câu tiếng Anh để kết thúc email:

Cách viết phần chữ ký và ký tên

Phần chữ ký trong email là một phần quan trọng và thường bắt buộc. Việc lựa chọn chữ ký đôi khi có thể là một thách thức bởi vì nó thể hiện trang trọng, lịch lãm và mối quan hệ của bạn với người nhận email. Dựa vào tình huống cụ thể, bạn có thể sử dụng một loại chữ ký phù hợp.

Khi gửi email đến đối tác hoặc khách hàng trong môi trường chuyên nghiệp, bạn thường sử dụng một chữ ký chung, thể hiện tính chuyên nghiệp. Nó bao gồm tên đầy đủ, chức vụ, thông tin liên hệ và đường dẫn đến trang web công ty (nếu có). 

Tuy nhiên, khi gửi email cho người thân thiết hoặc đồng nghiệp, bạn có thể sử dụng chữ ký cá nhân, thường đơn giản. Nó có thể bao gồm tên đầy đủ và thông tin liên hệ cơ bản. Dưới đây là một số gợi ý cách viết phần chữ ký và ký tên ở cuối email:

Trong trường hợp trang trọng

Khi mở đầu bằng Dear Mr/ Mrs/ Miss – đã đề cập tên người nhận

• Sincerely/Your Sincerely (Chân thành): Thường được sử dụng khi bạn muốn thể hiện sự trang trọng trong giao tiếp với nhà tuyển dụng hoặc đối tác.
• Regards/Best/Warm Regards (Trân trọng): Đây là những cụm từ thể hiện tính trang trọng và thường sử dụng trong giao tiếp với đối tác, khách hàng hoặc người mà bạn không quen thuộc.
• Thanks so much (Cảm ơn rất nhiều): Sử dụng khi bạn muốn thể hiện lòng biết ơn. Từ “Thanks” cũng thích hợp trong trường hợp này.
• All best (Mọi điều tốt nhất): Tương đối an toàn và trang trọng, thích hợp cho nhiều tình huống.
• Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất): Thường được sử dụng khi bạn chào đời một cuộc trò chuyện hoặc trong tương tác đầu tiên với người mới.
• Warmly: Đây là một lựa chọn ở mức độ trang trọng trung bình giữa Sincerely và Best.
• Yours: Không trang trọng bằng Sincerely và thường dành cho các tình huống giao tiếp thân mật hơn.

Khi bắt đầu một email bằng “Dear Sir/Madam” mà chưa đề cập tên người nhận

• Yours faithfully: Đây là lựa chọn thường thấy khi bạn muốn thể hiện tính trang trọng và tôn trọng, đặc biệt trong giao tiếp chính thức như gửi email tới tổ chức, cơ quan hoặc khi bạn không biết tên của người nhận.
• Respectfully/Respectfully yours (Kính trọng): Thường được sử dụng trong giao tiếp với các cơ quan chính phủ hoặc quan chức, khi bạn muốn thể hiện lòng kính trọng và tôn trọng đối phương.

Các cụm từ này thể hiện tính lịch lãm và trang trọng trong giao tiếp. Tuy nhiên, nó cũng thể hiện một mức độ cảnh giác, bởi vì bạn không biết tên của người nhận. Việc lựa chọn từ và cụm từ nên dựa vào ngữ cảnh cụ thể và mối quan hệ với đối tượng gửi email.

Trong trường hợp gửi email đến người quen thân thiết

• Best (Mọi điều tốt đẹp): Đây là một sự lựa chọn an toàn, dù ngắn gọn nhưng truyền tải một thông điệp tích cực và tốt lành.
• Take care (Bảo trọng): Đây là cách lịch sự để bày tỏ lòng quan tâm đến người nhận, thường được sử dụng trong giao tiếp thân mật hoặc với người thân.
• As ever (Như mọi khi): Thường dành cho những người có mối quan hệ lâu dài, thể hiện tính thân thiết và ổn định.
• Thanks (Cảm ơn): Đơn giản và thân thiện, còn có thể ngụ ý rằng bạn mong đợi phản hồi hoặc sự hợp tác từ phía người nhận.
• Yours truly (Chân thành): Phù hợp để kết thúc email gửi cho người thân, bạn bè, hoặc trong các tình huống giao tiếp thân mật.

Xem thêm:

• Cách viết mail cho thầy cô
• Cách viết email xin thực tập
• Cách viết CV bằng tiếng Anh

Cuối email không nên viết gì?

Cuối email, có một số cụm từ hoặc thói quen giao tiếp nên tránh sử dụng để tạo một thông điệp giao tiếp dễ chịu và tự nhiên hơn:

• Thanks again (Cảm ơn lần nữa): Các cụm từ này thường không cần thiết và có thể tạo cảm giác khó chịu nếu được lặp đi lặp lại. Thay vì viết “Cảm ơn lần nữa,” bạn có thể tóm tắt cảm ơn của mình trong phần chính của email.
• Looking forward to hearing from you (Muốn nhận được phản hồi từ bạn): Viết như vậy có thể tạo áp lực lên người đọc và khiến họ cảm thấy buộc phải phản hồi. Thay vì viết như vậy, bạn có thể sử dụng một cách lịch lãm hơn như “Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ.”
• Tên người gửi: Sử dụng tên của người gửi để kết thúc email có thể tạo cảm giác đột ngột và lạnh lùng. Thay vì chỉ đơn giản viết tên, hãy sử dụng một cụm từ thích hợp như “Trân trọng,” “Mọi điều tốt đẹp,” hoặc “Chân thành.”
• Yours truly: Cụm từ này có thể cảm thấy khá giả tạo và thường không được sử dụng trong giao tiếp hiện đại. Thay vào đó, bạn nên sử dụng các cụm từ khác như “Trân trọng,” “Chân thành,” hoặc “Best wishes” để thể hiện tính lịch lãm và tự nhiên hơn.

Tóm lại, việc chọn cụm từ kết thúc email cần dựa trên ngữ cảnh và mối quan hệ với người nhận để tạo sự thoải mái và tự nhiên trong giao tiếp.

Những lưu ý khi viết email để tạo ấn tượng tốt

Những lưu ý này rất quan trọng khi viết email trong môi trường công việc để thể hiện tính chuyên nghiệp và tôn trọng đối tác. Dưới đây là một tóm tắt về cách kết thúc email một cách chuẩn mực:

• Chữ ký đính kèm: Sử dụng chữ ký với tên đầy đủ, chức vụ, và thông tin công ty (nếu có) để thể hiện tính chuyên nghiệp. Điều này cũng giúp người nhận xác định bạn và công ty bạn đại diện.
• Không viết tắt: Tránh viết tắt chữ cái đầu tiên trong tên. Hãy ghi đầy đủ họ và tên khi ký tên cuối email.
• Tránh tiếng lóng và từ viết tắt: Sử dụng ngôn ngữ chính thống và tránh tiếng lóng hoặc từ viết tắt, ví dụ như “Thx” thay vì “Thanks.”
• Sử dụng từ ngữ phù hợp: Trong giao tiếp công việc, tránh sử dụng các từ ngữ mang tính tương đối như “Love” hoặc “Nice to meet you.” Sử dụng cụm từ truyền thống và lịch lãm.
• Không sử dụng ngôn ngữ tôn giáo: Tránh sử dụng các từ ngữ có ngụ ý tôn giáo trong email công việc, ví dụ như “God bless you.”
• Không viết hoa và in đậm quá mức: Sử dụng chữ viết thường và in đậm một cách hợp lý, tránh việc lạm dụng chữ in đậm.
• Không sử dụng biểu tượng cảm xúc: Email trong môi trường công việc cần sự nghiêm túc, vì vậy không nên sử dụng biểu tượng cảm xúc.
• Tránh lạm dụng từ ngữ phóng đại: Hãy viết một cách tinh tế và tránh lạm dụng từ ngữ phóng đại như “quá” hoặc “thực sự,” để tạo sự nghiêm túc và thuyết phục.

Xem thêm:

• Mẫu thư chia tay đồng nghiệp bằng tiếng Anh
• Giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh
• Câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh

Một số mẫu kết thúc email chuyên nghiệp, thường gặp

Dưới đây là một số mẫu kết thúc email giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn: 

Bài viết trên đã hướng dẫn bạn kết thúc email Tiếng Anh một cách đúng chuẩn. Qua đó, Khoa Quốc Tế hy vọng có thể giúp bạn biết được cuối email viết gì để tạo ấn tượng tốt và chuyên nghiệp. Và đừng quên theo dõi mục “Tiếng Anh” để cập nhật thêm thông tin và một số mẹo hay nhé!