Khi một doanh nghiệp hay tổ chức cần công bố về một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể nào đó, họ thường sử dụng press release để thông báo với truyền thông và công chúng. Vậy bạn đã biết press release là gì? Cách viết một bài press release đúng chuẩn là như thế nào? Hãy cùng Khoa Quốc Tế giải đáp những vấn đề trên trong bài viết sau nhé.
Nội dung
Press Release là gì?
Press release có nghĩa là thông cáo báo chí, đây là một dạng văn bản ngắn thường có độ dài chỉ trong 1 trang. Mục đích của press release là nhằm kêu gọi mọi người nhận thức và quan tâm đến một sự kiện hoặc một vấn đề có giá trị tin tức của doanh nghiệp bạn.
Thông cáo báo chí – press release thường sẽ được gửi đến cho các nhà báo, phóng viên mang tính chất thông báo đồng thời nó còn mang vai trò giống như lời mời, đưa tin về sự kiện hay hoạt động của doanh nghiệp.
Thông cáo báo chí cũng được xem là một công cụ PR (Public Relations) vô cùng hiệu quả được sử dụng trong ngành quan hệ công chúng. Công cụ này giúp thu hút được một lượng lớn sự quan tâm đông đảo của mọi người mỗi khi có sự kiện press release ra mắt.
Những lợi ích của việc viết thông cáo báo chí – press release
Bạn đã hiểu được press release là gì? Vậy những lợi ích mà bản thông cáo báo chí này mang lại là gì?
Nội dung dưới đây là một vài lợi ích chính mà bạn có thể nhận được từ việc viết và phân phối thông cáo báo chí:
- Được bao phủ trên các trang web truyền thông và blog.
- Có thể tăng lưu lượng truy cập đến trang web của bạn.
- Có tên công ty của bạn xuất hiện trong Google News.
- Cải thiện thứ hạng Google của website bạn.
- Tăng sự tin cậy và uy tín của công ty.
Khi bạn thực hiện đúng cách, thông cáo báo chí có thể là một công cụ mạnh mẽ để giúp doanh nghiệp quảng bá về những điều hay nhất mà công ty bạn đang triển khai.
Cách viết thông cáo báo chí chuẩn
Đến đây chúng ta cần quan tâm cách viết một bản thông cáo báo chí như thế nào là đúng chuẩn bên cạnh việc hiểu rõ khái niệm về press release là gì?
Một thông cáo báo chí – press release được xem là chuẩn và ấn tượng yêu cầu đối với nội dung phải đảm bảo có đầy đủ các ý quan trọng. Mục đích là nhằm thuyết phục được truyền thông công nhận các thông tin này.
Từ đó, để lấy cơ sở cho những bài báo khi đăng tải ra công chúng sẽ có tính thuyết phục hơn.
Để viết một thông cáo báo chí, các chuyên viên truyền thông cần có sự am hiểu về các phương tiện truyền thông, có khả năng truyền đạt và phân biệt được những đặc điểm của từng phương tiện khi tiến hành viết press release.
Hơn nữa, một thông cáo báo chí cần được viết dưới góc nhìn của một biên tập viên. Nếu đảm bảo được điều này sẽ giúp bạn đưa ra một bản thông cáo báo chí chỉnh chu và hoàn hảo hơn.
Sau đây là một số thông tin hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí chuẩn năm 2020 mà bạn có thể tham khảo.
Hãy viết như một nhà báo
Do đặc điểm của một bài thông cáo báo chí khá ngắn gọn nên bạn cần trình bày thẳng vào vấn đề cần truyền tải một cách rõ ràng, mạch lạc và chính xác. Lưu ý rằng, bạn cần tránh đi lan man khiến cho người đọc khó có thể nắm bắt được nội dung chính.
Bạn cần chú ý đến giọng văn khi trình bày trong một bản press release cần đảm bảo sự lịch sự và nhã nhặn. Đặc biệt, tránh sử dụng những từ ngữ cường điệu hóa mang tính đề cao thái quá về sự kiện hay sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
Thông tin trong press release phải hữu ích và có giá trị đối với cộng đồng
Bạn đã hiểu rõ ý nghĩa của một bản press release là gì thì việc đảm bảo nội dung cung cấp trong bài phải thực sự hữu ích và có giá trị thì mới có thể thu hút được cộng đồng quan tâm. Do đó, khi viết một thông cáo báo chí, cần lưu ý những yếu tố sau:
- Nội dung của thông cáo báo chí cần có sự liên quan và thu hút được các đối tượng mục tiêu hướng tới.
- Nội dung trong thông cáo báo chí phải có liên hệ mật thiết với doanh nghiệp.
Đính kèm trích dẫn hữu ích
Một bài thông cáo báo chí thực sự mang tính thuyết phục khi có những trích dẫn hữu ích là một điều quan trọng. Mục đích là nhằm tăng sự chú ý, tính thuyết phục đối với truyền thông và công chúng.
Bởi vì trong bất kỳ lĩnh vực nào để nhận được sự tin tưởng của một người vào điều mà họ chưa biết thì cần có những minh chứng thực tế thì sẽ dễ thuyết phục họ hơn.
Chủ đề thông cáo báo chí phải gắn liền với sản phẩm, dịch vụ
Đứng ở góc độ của truyền thông và công chúng điều họ quan tâm không phải là sự kiện của công ty bạn tổ chức có quy mô lớn như thế nào. Điều họ quan tâm chính của họ là những vấn đề thiết thực liên quan đến doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ.
Do đó, khi đưa ra thông cáo báo chí – press release cần phải hướng tới sản phẩm hay dịch vụ sắp cho ra mắt thị trường của doanh nghiệp. Điều tiên quyết bạn cần lưu ý là hãy luôn nhấn mạnh ưu điểm vượt trội của các sản phẩm bởi đó mới là điều báo chí cũng như công chúng quan tâm.
Nội dung hãy thật ngắn gọn và rõ ràng
Hiện nay, độc giả đã không còn quá “mặn mà” với những thông cáo báo chí dài đến cả một trang giấy nhưng đến cuối cùng họ lại không nhận được bất kỳ một tin tức đáng giá. Vì vậy, khi viết thông cáo báo chí cần phải ngắn gọn, súc tích, tránh lan man.
Một số yếu tố quan trọng cần được lưu ý khi viết thông cáo báo chí đó là:
- Hãy sử dụng tiêu đề hấp dẫn, thu hút được sự chú ý của báo chí cũng như người đọc.
- Bạn nên trình bày các thông tin quan trọng lên đầu và sắp xếp theo xu hướng giảm dần theo mô hình kim tự tháp.
- Không nên sử dụng những giọng văn có tính cường diệu, không có bằng chứng xác thực cũng như thiếu độ tin cậy.
- Trình bày nội dung phải đi thẳng vào vấn đề, nên bổ sung thêm thông tin về địa chỉ và liên hệ rõ ràng, cụ thể.
- Người viết nên hạn chế sử dụng các biệt ngữ chuyên dùng trong thông cáo báo chí vì mục đích của press release là phải để mọi người đều hiểu được những điều mà thông cáo muốn truyền tải.
Xem thêm:
Định dạng thông cáo báo chí
Tiếp theo để có thể hoàn thiện một bản thông cáo báo chí bên cạnh việc bạn đã biết được cách viết bản press release là gì. Thì hình thức định dạng cũng đóng một vai trò quan trọng thể hiện được sự chỉn chu trong cách thức trình bày của bạn.
Cũng như bạn cần tuân theo định dạng khuôn mẫu chung để mọi người có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin.
1. Tìm mục đích
Mục đích đóng vai trò quan trọng trong thông cáo báo chí vì vậy bạn cần xác định trước khi viết:
- Sự ảnh hưởng: Thông tin của bạn ảnh hưởng đến đối tượng nào?
- Mâu thuẫn: Thông tin bạn đưa ra có mâu thuẫn với tổ chức hay cá nhân nào không?
- Sự phát triển: Thông tin có làm nổi bật được sự phát triển của sự việc không?
- Cảm xúc: Thông tin gây ảnh hưởng đến cảm xúc của người đọc hay không?
2. Đặt tiêu đề
Để thu hút và kích thích được sự tò mò của truyền thông và công chúng thì việc đặt tiêu đề vô cùng quan trọng. Do đó, một tiêu đề cần hay và hấp dẫn mới thu hút được sự chú ý và giúp họ dễ dàng tiếp nhận thông tin mà bạn đưa ra.
3. Tóm tắt nội dung thông cáo báo chí bằng một đoạn ngắn
Tóm tắt nội dung chính là cách giúp người đọc có thể nắm rõ được mọi thông tin có trong thông cáo báo chí. Hiểu được cần truyền tải thông điệp gì, liệu người đọc có muốn tiếp nhận nó hay không. Vì vậy, phần này nên xuất hiện ngay sau tiêu đề và tóm tắt bằng 2-3 ý quan trọng nhất.
4. Viết đoạn đầu tiên
Đoạn văn đầu tiên chính là đoạn quan trọng nhất sẽ được liệt kê các thông tin quan trọng nhất như: Mục đích của thông cáo báo chí là gì, chủ đề cũng như có các lợi ích gì cho người đọc.
5. Viết tiếp các nội dung còn lại
Viết một vài đoạn tiếp theo bao gồm các thông tin chi tiết hơn về câu chuyện muốn đề cập hay những chi tiết về các sản phẩm mà người đọc cần biết. Và cần đảm bảo các đoạn văn chỉ cần trình bày ngắn gọn và súc tích.
6. Đính kèm trích dẫn
Việc đính kèm các trích dẫn trong bài press release là một điều cần thiết. Tuy nhiên, các trích dẫn không cần quá phức tạp, chỉ cần đảm 3 yếu tố sau đây:
- Trích dẫn này có phù hợp không? Có giúp ích cho các sự kiện hay sự việc của doanh nghiệp không?
- Không sử dụng những từ cường điệu hóa
- Trích dẫn này được lấy từ lời nói của ai?
7. Thông tin liên hệ
Thông tin liên hệ nên được đưa vào thông cáo báo chí. Bởi sau khi đọc, nếu mọi người cần liên hệ sẽ biết cần phải liên hệ với ai để biết thêm thông tin chi tiết.
Vì vậy, bạn hãy thêm thông tin của phòng quan hệ công chúng hoặc phòng marketing ở góc trái phía dưới của thông cáo báo chí. Các thông tin liên hệ bao gồm tên, số điện thoại, email.
Trên đây là những thông tin chia sẻ về press release là gì cũng như cách viết một bài thông cáo báo chí chuẩn mà bạn có thể tham khảo. Hi vọng bạn sẽ có thể áp dụng những kiến thức trên để viết những bản thông cáo báo chí hay và đúng chuẩn nhất nhé. Chúc các bạn thành công.
