Phòng Tổ chức Hành chính

I - Thông tin chung

Tên phòng: Phòng Tổ chức Hành chính, Khoa Quốc tế - Đại học Quốc gia Hà Nội

- Địa chỉ: Phòng 403b, Khoa Quốc tế, Toà nhà C, 99 Nguỵ Như Kon Tum, Thanh Xuân, Hà Nội

- Điện thoại: 0422187609; số nội bộ: 0435577899 (số máy lẻ 30)  

II – Chức năng nhiệm vụ

1. Vị trí và chức năng

Phòng Tổ chức - Hành chính là đơn vị trực thuộc Khoa Quốc tế, có chức năng tham mưu và giúp Chủ nhiệm Khoa trong công tác: Tổ chức cán bộ, thi đua khen thư-ởng; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; thanh tra & pháp chế; quản trị, cơ sở vật chất; ứng dụng công nghệ thông tin và website.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

2.1. Công tác tổ chức cán bộ và thi đua khen thưởng

a) Xây dựng quy hoạch phát triển cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực và đề xuất phương án sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy của Khoa, của các đơn vị trực thuộc Khoa phù hợp với chiến lược phát triển và kế hoạch năm học của Khoa.

b) Làm đầu mối và phối hợp với các đơn vị xây dựng chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Khoa. Xây dựng và theo dõi thực hiện Quy chế tổ chức hoạt động của Khoa và các văn bản liên quan đến công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng của Khoa.

c) Hướng dẫn các đơn vị xác định vị trí việc làm và cơ cấu viên chức, người lao động theo chức danh nghề nghiệp; tổng hợp, thẩm định vị trí việc làm trình Chủ nhiệm Khoa phê duyệt.

d) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng, tiếp nhận viên chức, ký hợp đồng và thuyên chuyển, chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định.

đ) Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản quản lý quy định, hướng dẫn liên quan đến công tác tổ chức và nhân sự.

e) Tham mưu bố trí, sắp xếp, sử dụng, đánh giá, điều động viên chức, lao động hợp đồng theo đúng quy định; đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của Khoa.

f) Phối hợp với các đơn vị trong Khoa tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ, đáp ứng chuẩn nghề nghiệp và yêu cầu phát triển năng lực của cán bộ.

g) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, từ chức và công tác đánh giá các chức danh lãnh đạo quản lý theo nhiệm kỳ; thực hiện các thủ tục xem xét thôi không đảm nhận các chức vụ lãnh đạo, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại các chức vụ lãnh đạo quản lý theo quy định.

h) Thực hiện công tác đánh giá, phân loại viên chức, người lao động hằng năm, định kỳ và đột xuất theo quy định.

i) Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, lý lịch viên chức và người lao động trong Khoa theo quy định của pháp luật.

j) Thực hiện công tác nâng lương, phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác đối với viên chức, lao động hợp đồng trong Khoa theo quy định.

m) Đầu mối tổ chức thực hiện công tác thi đua - khen thưởng, kỷ luật viên chức, người lao động theo quy định.

l) Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính thực hiện công tác BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ chính sách khác cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng trong Khoa theo đúng quy định của pháp luật, của ĐHQGHN và Khoa.

n) Thực hiện công tác quản lý chấm công bằng máy quét vân tay.

2.2. Công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, hậu cần

a) Chủ trì, xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ của Khoa.

b) Quản lý công văn đến, công văn đi trình Ban Chủ nhiệm Khoa; tổ chức công tác lưu trữ và quản lý các văn bản, tài liệu theo quy định hiện hành và cập nhật lên hệ thống phần mềm tác nghiệp (E-office) của Khoa.

c) Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận, lưu trữ, bảo vệ các tài liệu mật trong phạm vi quyền hạn và quy định của công tác văn thư, lưu trữ.

d) Quản lý hồ sơ, tài liệu và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.

đ) Cấp giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho viên chức, người lao động của Khoa cử đi công tác. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác tại Khoa.

e) Phối hợp với các đơn vị trong Khoa theo dõi, đôn đốc thực hiện quy định làm việc và các chủ trương kế hoạch công tác của Chủ nhiệm Khoa.

f) Lập lịch công tác tuần, công tác tháng cho Ban Chủ nhiệm Khoa và phổ biến đến các đơn vị, theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

g) Xây dựng các báo cáo hàng tháng, quý, năm học của Khoa và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cấp trên.

h) Phối hợp với các đơn vị chức năng chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các đơn vị, viên chức và người học chấp hành quy định, nội quy của Khoa.

i) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các ngày lễ kỷ niệm, ngày truyền thống của Khoa.

j) Đầu mối thực hiện các công tác hậu cần; phối hợp với Công đoàn Khoa và các đơn vị liên quan thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với viên chức, người lao động trong Khoa và các cơ quan có quan hệ công tác với Khoa.

2.3. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin và website

a) Xây dựng kế hoạch, triển khai ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT) phục vụ hoạt động quản lý, đào tạo, nghiên cứu khoa học của Khoa.

b) Làm đầu mối thiết kế, lắp đặt các thiết bị CNTT theo kế hoạch đã được phê duyệt.

c) Làm đầu mối quản lý, duy trì hoạt động ổn định và có hiệu quả hạ tầng CNTT, hệ thống mạng LAN, Internet, Website, thư điện tử, đảm bảo việc kết nối thông tin giữa các đơn vị trong và ngoài Khoa.

d) Làm đầu mối lập kế hoạch nâng cao, hoàn thiện mạng máy tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm hệ thống và quy trình thông tin, đảm bảo cho việc duy trì thông tin thông suốt, an toàn, bảo vệ bí mật cho Khoa.

đ) Hướng dẫn, bồi dưỡng nâng cao năng lực ứng dụng CNTT cho cán bộ, viên chức trong công tác chuyên môn.

e) Quản lý và sử dụng website của Khoa theo đúng quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Khoa.

f) Chủ trì, tổ chức, xây dựng, quản lý và cập nhật thông tin lên website của Khoa; phối hợp với các đơn vị trong Khoa xây dựng cơ sở dữ liệu về văn bản quy phạm pháp luật, nhân sự… đưa lên website của Khoa.

2.4. Công tác thanh tra & pháp chế

a) Chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch thanh tra hằng năm định kỳ và đột xuất của Khoa và  tổ chức thực hiện, theo dõi, tổng hợp tình hình công tác thanh tra báo cáo Chủ nhiệm Khoa.

b) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật liên quan đến tổ chức, hoạt động của các đơn vị, tổ chức và cá nhân trong Khoa.

c) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch, chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục, quy chế đào tạo, quy chế thi cử, cấp văn bằng, chứng chỉ; việc thực hiện các quy định về giáo trình, bài giảng; việc quản lý tài chính, tài sản, khoa học công nghệ, công tác tổ chức cán bộ, điều kiện cần thiết khác đảm bảo chất lượng giáo dục đào tạo và các hoạt động khác theo quyền hạn quy định.

d) Thực hiện việc tiếp công dân, sinh viên, học viên giải quyết các khiếu nại tố cáo thuộc phạm vi quản lý của Khoa theo quy định của pháp luật về phòng chống tham nhũng.

đ) Tham mưu giúp Chủ nhiệm Khoa về tính pháp lý của các văn bản quy phạm nội bộ trước khi ban hành; thẩm định, rà soát, kiểm tra văn bản; chủ trì và phối hợp với các đơn vị trong Khoa xây dựng hệ thống văn bản quy phạm nội bộ trong Khoa.

e) Chủ trì hoặc tham gia với các đơn vị liên quan tổ chức phổ biến, giáo dục pháp luật; phổ biến các văn bản quy phạm nội bộ của Khoa cho cán bộ, giảng viên, sinh viên và học viên trong Khoa.

f) Giúp Chủ nhiệm Khoa chuẩn bị ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước gửi xin ý kiến; kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật.

2.5. Công tác quản trị, cơ sở vật chất 

a) Quản lý hệ thống cơ sở vật chất (CSVC), hệ thống phòng học, giảng đường, nhà làm việc của Khoa.

b) Xây dựng quy định về quản lý, quy định liên quan đến công tác quản trị CSVC của Khoa.

c) Xây dựng kế hoạch khai thác, sử dụng, sữa chữa, mua sắm trang thiết bị, CSVC, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác, giảng dạy, học tập và sinh hoạt theo đúng quy định hiện hành.

d) Định kỳ tổ chức kiểm tra, giám sát việc sử dụng máy móc, thiết bị, CSVC; có kế hoạch sửa chữa và tổ chức thanh lý những máy móc, thiết bị hư hỏng không còn khả năng sử dụng. Tổ chức kiểm kê định kỳ trang thiết bị, vật tư trong Khoa.

đ) Quản lý sử dụng hệ thống điện, nước có chất lượng, kịp thời và tiết kiệm. 

e) Quản lý, điều hành phương tiện giao thông vận tải, phục vụ công tác của Ban Chủ nhiệm Khoa và các cán bộ được uỷ quyền.

f) Tổ chức trang trí, khánh tiết và phục vụ các cuộc họp giao ban, sơ kết, tổng kết, tiếp khách, lễ tân và các cuộc họp nhân ngày lễ, tết trong năm.

g) Tổ chức thực hiện công tác quản trị mạng và các dữ liệu thông tin trên mạng nội bộ của Khoa.

h) Quản lý theo dõi và sắp xếp đảm bảo phòng ở, ký túc xá cho giảng viên nước ngoài và sinh viên của Khoa.

Cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - Hành chính: Bao gồm: 01 trưởng phòng; 01 phó phòng và 20 chuyên viên và người lao động. Phòng phân ra 5 mảng công việc như sau:

- Công tác tổ chức cán bộ và thi đua khen thưởng

- Công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, hậu cần

- Công tác ứng dụng công nghệ thông tin và website

- Công tác thanh tra & pháp chế

- Công tác quản trị, cơ sở vật chất

Danh sách nhân sự tại đơn vị gồm 22 cán bộ, người lao động: 


Stt

Họ và tên

Học hàm, Học vị

Chức vụ

Email

1

Nguyễn Phan Quang

ThS

P.Trưởng phòng Phụ trách phòng

quangnp@isvnu.vn

2

Đặng Đức Trường

ThS

P.Trưởng phòng

truongdd@isvnu.vn

3

Vũ Đình Dũng

ThS

Trưởng bộ phận

dungvd@isvnu.vn

4

Vũ Thị Bích Thủy

ThS

Trưởng bộ phận

thuyvtb@isvnu.vn

5

Đinh Đức Long

CN

Chuyên viên

longdd@isvnu.vn

6

Phùng Minh Phương

CN

Chuyên viên

phuongpm@isvnu.vn

7

Lê Thị Sen

CN

Chuyên viên

senlt@isvnu.vn

8

Vũ Thị Hướng

ThS

Chuyên viên

huongvt@isvnu.vn

9

Phạm Phương Trang

CN

Chuyên viên

trangpp@isvnu.vn

10

Nguyễn Anh Tuấn

ThS

Chuyên viên

tuanna@isvnu.vn

11

Nguyễn Văn Ngọc

CN

Chuyên viên

ngocnv@isvnu.vn

12

Lê Thanh Hằng

ThS

Chuyên viên

hanglt@isvnu.vn

13

Trần Văn Quân

Kỹ thuật viên

quantv@isvnu.vn

14

Nguyễn Đức Quang

Kỹ thuật viên

 quangnd@isvnu.vn

15

Lê Anh Tuấn 

 

Lái xe

 

16

Đặng Khắc Hồng

 

Lái xe

 

17

Trần Thị Thơm

 

Tạp vụ

 

18

Phùng Thị Thu

 

Tạp vụ

 

19

Tạ Thị Mai

 

Tạp vụ

 

20

Nguyễn Thị Nhung

 

Tạp vụ

 

21

Nguyễn Thị Phương Loan

 

Tạp vụ

 

22

Hoàng Diệu Hiền

 

Tạp vụ

 

Lên đầu trang